A. Contable

El plazo genérico de prescripción para ejercer acciones respecto a la documentación de índole contable (facturas, remitos, notas de crédito, notas de débito, despachos de importación y exportación, recibos, libros contables o recibos de sueldo) es de 10 años (art. 328 del Código Civil y Comercial Nacional - CCCN); por lo tanto, durante todo ese período debe ser conservada esa documentación en el soporte en el que fuera emitida (papel o digital). Este plazo comienza a computarse a partir del momento en el cual se origina la documentación.

B. Administrativa y Comercial

En términos generales, toda la documentación de índole administrativa y comercial debe conservarse por un plazo de 10 años (art. 328 del CCCN). Asimismo, si bien no hay una referencia específica respecto a partir de cuándo comienza a correr el plazo, se interpreta que debe computarse desde la fecha consignada en el documento respectivo.

C. Laboral y Previsional

Las acciones que pudieran derivar de la relación laboral, relativas a créditos provenientes de las relaciones individuales de trabajo y, en general, de disposiciones de convenios colectivos, de disposiciones legales o reglamentarias del derecho del trabajo tiene un plazo de prescripción de 2 años (arts. 143, 256 y concordantes de la Ley Nº 20.744). Dicho plazo comienza a correr desde que el crédito es exigible. Por ejemplo, en aquellas deudas por diferencias salariales, el plazo de prescripción comienza a correr desde la fecha en que debió ser abonado, es decir a partir del 4º día hábil en que debió abonarse dicho salario mensual. En cuanto al libro de Sueldos y Jornales, deberá conservarse mientras dure la vida de la sociedad. En relación al Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones, el art. 14, inc. e) de la Ley 24.241, determina la imprescriptibilidad del plazo que tiene el empleado para reclamar ante el Estado la jubilación o pensión que le pudiera corresponder, por lo tanto, el empleador deberá conservar la documentación relacionada a los aportes jubilatorios mientras dure el vínculo laboral, y al finalizar éste, deberá poner a disposición del empleado la documentación y certificados correspondientes.

Respecto de la documentación de índole previsional, el art. 16 de la Ley Nº 14.236, establece en 10 años el plazo de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de las obligaciones previsionales, por cobro de contribuciones, aportes, multas y demás obligaciones emergentes de las leyes de Previsión Social. Del mismo modo, el art. 24 de la Ley Nº 23.660 establece el mismo plazo decenal para el ejercicio de las acciones relacionadas a la Obra Social, por lo cual, la documentación deberá conservarse por ese periodo de tiempo. Si bien no hay precisión legal acerca del momento a partir del cual debe computarse dicho plazo, en materia de aportes y contribuciones de la seguridad social, se interpreta que la prescripción comienza a computarse desde que opera el vencimiento de las obligaciones.

D. Tributaria (Nacional)

El plazo de prescripción de las acciones que pudieran derivar de un incumplimiento impositivo/tributario/fiscal opera a los 5 años (art. 56 y siguientes de la Ley Nº 11.683), aunque se debe tener en cuenta que las leyes N° 26.476 (B.O. 24/12/2008) y Nº 26.860 (B.O. 03/06/2013) suspendieron con carácter general por el término de 1 año el curso de la prescripción de la acción para determinar o exigir el pago de los tributos y para aplicar multas en relación con los mismos.

El término de prescripción para determinar el impuesto y sus accesorios, así como la acción para exigir el pago, comienza a correr desde el 1º de enero siguiente al año en que se produzca el vencimiento de los plazos generales para la presentación de declaraciones juradas e ingreso del gravamen.

El art. 48 del Decreto Nº 1397/79 (reglamentario de la Ley Nº 11.683), establece que los contribuyentes o responsables deberán conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a la materia imponible (facturas, remitos, notas de crédito , notas de débito, despachos de importación y exportación, recibos, libros contables o recibos de sueldo), por un término que se extenderá hasta 5 años después de operada la prescripción del periodo fiscal a que se refieran.

Igual obligación rige para los agentes de retención, percepción y personas que deben producir informaciones, en cuanto a los comprobantes y documentos relativos a las operaciones o transacciones que den motivo a la retención del impuesto o a las informaciones del caso.

En virtud de lo expuesto, se deduce que la documentación debe conservarse en el formato en el que fuera emitida (papel o digital) por el término total de 10 años, es decir, 5 años de plazo de prescripción de la acción y 5 años más desde que opere tal prescripción. No obstante, teniendo en cuenta que tales plazos pueden verse alterados en virtud de los institutos de la suspensión y/o interrupción de la prescripción por el término de al menos un año, entendemos que deberá tenerse en cuenta dicha circunstancia.

El deber de conservación se extiende también a los libros y registros en que se hayan asentado las operaciones o transacciones indicadas, año en el caso de que quien los posea no está obligado a llevarlos.

E. Societaria

El plazo de prescripción genérico es de 5 años (art. 2560 del CCCN). El plazo correrá desde la fecha de otorgamiento del acto, o si fuera una obligación, desde la fecha de su vencimiento. Respecto de los reclamos resarcitorios que se deriven de la responsabilidad civil (ya sea contractual o extracontractual), si bien el art. 2561 establece un plazo de prescripción de 3 años, es aconsejable conservar la documentación por el término de 5 años. Respecto a las obligaciones que se deriven de la liquidación de la sociedad, el término correrá desde la fecha de la aprobación del balance final de liquidación. No obstante, mientras dure la actividad de la sociedad debe preservarse, la documentación registral, contractual, societaria y demás documentación relacionada a las operaciones y a las actividades de la empresa. Para el caso de liquidación de la sociedad, los libros sociales y la documentación societaria deben conservarse también por el término de 10 años, contados desde la fecha de la aprobación del balance final de liquidación.